PROCÈS-VERBAL DE LA DERNIÈRE RÉUNION DU
COMITÉ EXÉCUTIF
Le Comité exécutif de l’APC s’est réuni au Royal Swazi
Spa Convention Centre, à Lobamba (Ezulwini), au Swaziland. L’honorable
Kathleen Casey, députée provinciale, Présidente de l’Assemblée législative de
l’Île-du-Prince-Édouard, a présidé par intérim la réunion en l’absence du
président du Comité exécutif.
PRÉSENTS
BUREAU
Président L’hon. Kenneth Marende, député, Président de
l’Assemblée nationale du Kenya
Vice-président Le très hon. lord Foulkes de Cumnock, député du
Parlement écossais, pour le très hon. John Bercow, député, Président de la
Chambre des communes, Royaume-Uni
Vice-présidente du Conseil L’hon. Kathleen Casey, députée, Présidente de
l’Assemblée législative de l’Île-du-Prince-Édouard (également représentante de
la Région canadienne)
Trésorier L’hon.Hashim Abdul Halim, député,
Président de l’Assemblée législative du Bengale-Occidental
PRÉSIDENTE DES FPC
Pakistan Mme Kashmala Tariq,députée
REPRÉSENTANTS
RÉGIONAUX
AFRIQUE
Mozambique L’hon. Antonio Amelia, député, pour l’hon. Antonio
Hama Thay, député
Afrique du Sud L’hon. Mninwa Johannes Mahlangu, député, Président du
Conseil national des provinces (présent le premier jour seulement) puis
l’hon. Moeng Pheto, député, pour le reste de la réunion
Ouganda L’hon. Elijah Okupa, député, pour l’hon. Sada
Soli Jibia, député, Nigeria
Botswana L’hon.
Moeng Pheto, député, pour l’hon. Job Y. Ndugai, député, Tanzanie (le premier
jour seulement)
Cameroun L’hon. Muyali Boya Mary epse Meboka, députée
ASIE
Maldives L’hon. Abdulla Shahid, député, Président du Majlis,
pour l’hon. Chamal Rajapakse, député, Président du Parlement, Sri Lanka,
(représentant régional intérimaire)
Frontière du Nord-Ouest L’hon. Kiramatullah Khan, député, Président de
l’Assemblée provinciale
AUSTRALIE
Victoria L’hon. John Pandazopoulos, député
Tasmanie L’hon. Michael Polley, député, Président de la Chambre
d’assemblée
Australie L’hon.
Alan Ferguson, sénateur, pour l’hon. John Hogg, sénateur, Président du Sénat
ÎLES
BRITANNIQUES ET MÉDITERRANÉE
Gales M. Jeff Cuthbert, député, pour M. Alun
Cairns, député
Gibraltar L’hon. Ernest Britto, député, ministre de
l’Environnement et du Tourisme
Royaume-Uni La très hon. baronne D’Souza, pour l’hon. Lindsay Hoyle, député
CANADA
Île-du-Prince-Édouard L’hon. Kathleen Casey, députée, Présidente
de l’Assemblée législative
Territoires du Nord-Ouest L’hon. Paul Delorey, député, Président de l’Assemblée législative, pour
l’hon. George Hickes, député, Président de l’Assemblée législative du
Manitoba
Canada L’hon.
Raynell Andreychuk, sénatrice, pour M. Joe Preston, député
ANTILLES, AMÉRIQUE ET ATLANTIQUE
Îles Vierges britanniques L’hon. Keith L. Flax, député, président adjoint
Guyana L’hon. Hari N. Ramkarran, SCC, député, Président de
l’Assemblée nationale
Dominique L’hon. Alix Boyd Knight, députée, Présidente de la
Chambre d’assemblée
INDE
Bihar L’hon. Uday Narain Choudhary, député, Président de
l’Assemblée législative
Inde L’hon. Meira Kumar, députée, Présidente du
Lok Sabha
Directrice adjointe, coordination internationale Mme
Musonda Mwila
Adjointe administrative du secrétaire général Mme
Luseane Chesham
1. BIENVENUE
La présidente
suppléante accueille les
membres à la réunion, plus particulièrement les nouveaux membres, les membres
par intérim et les remplaçants.
2. REGRETS
Les regrets des
membres suivants, dont la plupart sont représentés par un remplaçant, sont
reçus :
L’hon. Antonio Hama Thay, député,
Mozambique
L’hon. Sada Soli Jibia, député, Nigeria
Le très hon. John Bercow, député,
Royaume-Uni
L’hon. Lindsay Hoyle, député, Royaume-Uni
L’hon John Hogg, sénateur, Australie
M. Alun Cairns, député, Gales
L’hon Abdul Hamid, député, Bangladesh
L’hon. Chamal Rajapakse, député, Sri Lanka
L’hon. George Hickes, député, Manitoba
L’hon. Tanka Bahadur Rai, député, Assam
L’hon. Bill Vakaafi Motufoou, député, Nioué
L’hon. Snyder Rini, député, Îles Salomon
3. ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
L’ordre du jour est adopté.
4. PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
TENUE EN TANZANIE
Le procès-verbal de la réunion tenue à Arusha, en
Tanzanie, en septembre 2009, est adopté.
5. AFFAIRES
DÉCOULANT DES PROCÈS-VERBAUX
Le sénateur
Ferguson veut savoir si
l’honorable Helen Clerk, administratrice du PNUD, a reçu une invitation à
la 56e Conférence parlementaire du Commonwealth, qui aura
lieu au Kenya. Le secrétaire-général répond par la négative, indiquant que le
Comité exécutif doit sélectionner les sujets de la réunion du Swaziland
avant que l’on n’inclue les invitations.
L’honorable Kumar demande à quel moment elle devrait
présenter les recommandations de l’Inde au sujet des critères d’inadmissibilité
de candidats dans le cadre d’élections. La discussion sur la recommandation de
l’Inde est remise à plus tard au cours de la réunion.
Groupe de travail
Le Comité examine un
document concernant la création d’un groupe de travail, tel que convenu lors de
la réunion précédente. Le Groupe de travail serait composé d’un membre de
chacune des huit régions suivantes : Asie, Australie, Îles britanniques et
méditerranée, Canada, Antilles, Inde, Pacifique et Sud-Est asiatique; ainsi que
de deux membres de la région de l’Afrique, sans compter les postes de
président, de trésorier et de présidente des FPC.
Lord Foulkes exprime des réserves au sujet du budget
proposé de 111 000 £ et dit qu’il serait plus judicieux d’affecter
cette somme aux programmes de l’APC.
Bien que la création
d’un groupe de travail ait été convenue en principe, certains membres font
valoir qu’il revient au Comité exécutif de déterminer les sommes à dépenser.
Les membres indiquent également qu’il y a lieu d’examiner le statut juridique
du Groupe puisque certains points doivent être clarifiés relativement au statut
d’organisme de bienfaisance.
Certaines personnes
suggèrent que les représentants régionaux devraient se réunir par des moyens
électroniques comme les TIC ou la téléconférence, qui sont moins coûteux et
plus rapides. Toutefois, après une longue discussion, il est convenu que, pour
s’assurer que le Groupe produise de nouvelles idées, il serait préférable, mais
non obligatoire, que les membres du Groupe de travail soient des membres
actuels ou anciens du Comité exécutif ou des membres qui connaissent l’APC. Les
réunions du Groupe de travail devraient être tenues en même temps que les
conférences, comme le faisait le Groupe de travail de 2007. Il n’est donc
pas nécessaire d’organiser des réunions supplémentaires et cette méthode
réduirait les coûts. Le comité de coordination devrait se pencher plus en
détail sur les coûts.
En réponse à une
question de la sénatrice Andreychuk, le secrétaire-général indique que le
questionnaire du Canada serait distribué en même temps que ceux des autres
régions lorsque le Groupe de travail entamera ses travaux pour définir son
mandat.
Le Comité adopte les méthodes de fonctionnement et le programme
suivant pour le Groupe de travail :
1. Que le Groupe de travail soit constitué des membres
du comité de coordination, de la présidente de FPC et d’un représentant par
région, à l’exception de l’Afrique, qui a deux représentants; que les régions
puissent nommer un fondé de pouvoir.
2. Que le mandat soit examiné lorsque le Groupe de
travail l’aura défini;
3. Que le comité de coordination établisse le budget
du Groupe de travail;
4. Que le Groupe de travail tienne sa première réunion
lors de la conférence du Kenya, le Secrétariat du siège social de l’APC
appelant immédiatement les régions à nommer leur représentant et préparant de
la documentation à leur intention. Les régions doivent nommer leur représentant
avant le 30 juin 2010;
5. Que les délibérations du Groupe de travail, une
fois approuvées par le Comité exécutif, soit présentées à l’Assemblée générale
de Londres en 2011.
Il est également
convenu que les membres devraient continuer de siéger au sein du Groupe de
travail même s’ils quittent le poste qu’ils occupent au sein du bureau de l’APC
lors de leur nomination.
La
présidente par intérim
ajoute que toutes les autres affaires découlant du procès-verbal de la réunion
du Comité exécutif à Arusha, en Tanzanie, sont abordées par l’ordre du jour ou
les ordres du jour des sous-comités. Le Comité note les progrès réalisés
dans les questions soulevées lors de la dernière réunion.
6. COMPOSITION DU COMITÉ EXÉCUTIF ET DE SES
SOUS-COMITÉS
(i)Composition du Comité exécutif
Les membres
prennent connaissance de la liste des membres du Comité.
(ii)Composition des sous-comités
Les membres prennent connaissance du principe de
rotation des membres siégeant aux deux sous-comités, de manière à ce que chaque
région soit représentée par deux membres au sein d’un sous-comité et par un
membre au sein de l’autre en alternance. Cette pratique ne s’applique pas à la
région de l’Afrique, qui compte trois représentants dans chaque sous-comité
tous les ans.
Les substitutions suivantes ont lieu :
Sous-comité de planification et d’examen
Le
très hon. Lord Foulkes de Cumnock
L’hon.
Abdulla Shahid, député
L’hon
Alan Ferguson, sénateur
Sous-comité des finances
L’hon. Elijah Okupa, député
L’hon. Paul Delorey, député
L’hon. Raynell Andreychuk,
sénatrice
Aucun remplaçant pour le Bangladesh et Assam.
Le Comité prend acte de la composition modifiée
des sous-comités.
7. EXAMEN
À MI-PÉRIODE DU PLAN STRATÉGIQUE
Le Plan stratégique prévoit la tenue d’un examen à
mi-période des progrès réalisés par rapport aux objectifs définis. Les membres
reçoivent donc un énoncé de l’examen contenant une analyse des progrès.
Le Comité exécutif se dit satisfait des progrès réalisés par
l’Association dans le cadre du Plan stratégique, qui jouit de l’appui des
Sections.
8. RAPPORT
SUR LES MEMBRES
i. Composition
Le Comité exécutif prend acte de la liste des Sections, des cotisations
et des cotisations en suspens, du nombre de délégués et de secrétaires que
chaque Section est autorisée à envoyer en congrès plénier, des régions
géographiques dans lesquelles les DG sont regroupés et de l’emplacement des
membres du bureau et des représentants régionaux.
ii. Sections suspendues
Les îles Fidji et les îles Turks et Caicos demeurent
suspendues.
iii. Sections dont la suspension
prend fin
Aucune demande n’est reçue de la part de sections
désirant mettre fin à leur suspension.
iv. Sections en suspens
Le secrétaire-général informe les membres que
dix Sections ont été suspendues en raison de défaut de paiement de leurs
cotisations, conformément à l’article 9 et au paragraphe 4(a) de la
Constitution de l’APC, à savoir deux Sections dans la région du Pacifique
(Bougainville et Vanuatu) et, en Afrique, sept Sections des États du Nigeria
(Kogi, Ondo, Zamfara, Anambra, Ekiti, Enugu et Gombe) et la Sierra Leone. Le
total des cotisations en souffrance s’élève à 74 656 £.
Le Comité exhorte les représentants régionaux à
encourager les Sections de leur région qui n’ont pas payé leurs cotisations à
le faire.
v. Demandes de formation d’une Section
Parlement du Rwanda
Le secrétaire-général informe les membres
qu’une demande de formation d’une Section de l’Association a été reçue du
Parlement du Rwanda. L’Assemblée a adopté la résolution nécessaire et la
demande reçue répond aux critères.
Une motion visant à accepter la demande est présentée
et appuyée. Le Comité convient donc de recommander, lors de l’Assemblée
générale de Nairobi, au Kenya, que la demande de formation d’une Section de
l’Association par le Parlement du Rwanda soit acceptée.
vi. Demandes de modification du nombre de
délégués permis
Aucune demande de modification du nombre de délégués
permis n’a été reçue depuis la dernière réunion du Comité exécutif.
9. VERSION PROVISOIRE DU RAPPORT ANNUEL DU
COMITÉ EXÉCUTIF
1er
JANVIER – 31 DÉCEMBRE 2009
Lord Foulkes demande à ce que toute référence aux déplacements
soit supprimée en raison de la mauvaise presse au Royaume-Uni.
À la page 35, les mots « carbon friendly »
devraient être supprimés et la présidente des FPC devrait apparaître sous la
liste des membres du bureau de l’Association. À la page 7, l’orthographe
du prénom de M. Taitai est corrigée.
Le secrétaire-général indique que la
présentation du rapport annuel est pour l’essentiel identique à celle des
précédents et obéit aux mêmes principes de base. Quelques retouches
stylistiques et des modifications éditoriales mineures seront apportées d’ici
la publication. Les états financiers consolidés seront ajoutés ainsi que des
détails du rapport sur les membres.
Le Comité approuve la version provisoire du
rapport annuel tel que modifié, qui sera présenté à l’Assemblée générale de 2010.
LE COMITÉ
SE DIVISE EN SOUS-COMITÉS
10. RAPPORT
DES SOUS-COMITÉS
(i) Sous-comité de planification et d’examen
Mme Boyd Knights présente le rapport du Sous-comité de
planification et d’examen au nom du vice-président. Le rapport se trouve en
annexe.
Le Comité approuve les recommandations du
Sous-comité de planification et d’examen.
(ii) Sous-comité
des finances
Le trésorier présente le rapport du Sous-comité des finances, qui
se trouve en annexe. Le Comité approuve les recommandations du Sous-comité avec
les modifications suivantes :
La recommandation 1 sur les « Questions
soulevées à la réunion du 30 septembre 2009 » est modifiée de manière à
inclure « et les représentants régionaux » et à adapter à la
recommandation 5 à la recommandation 1, et la recommandation 14
devrait inclure « en plus des cinq années précédentes, portant la période
de l’analyse à 10 ans ». Les recommandations se lisent donc ainsi :
Recommandation 1
Que le Comité exécutif
approuve la participation des secrétaires régionaux à la collection des
cotisations dues dans leur région.
Recommandation 5
modifiée
Que le Comité
exécutif exige des représentants régionaux qu’ils continuent leurs démarches
auprès des Sections en faute dans leurs régions pour qu’elles acquittent leurs
cotisations en souffrance.
Recommandation 14 modifiée sur le
« budget du Secrétariat de l’APC »
Que le
Secrétariat fournisse une analyse quinquennale (en plus des cinq années
précédentes, portant la période de l’analyse à dix ans) des coûts en dotation
en pourcentage du roulement et fasse des comparaisons avec d’autres organismes.
Le Comité informera l’Assemblée générale de la
proposition de renvoyer au Groupe de travail l’examen des cotisations.
11. COMPTES
DU SECRÉTARIAT DE L’APC
i)États financiers vérifiés, comptes de revenus et
dépenses et compte de bilan pour l’année se terminant le 31 décembre 2009.
ii)Prévisions budgétaires pour 2010, 2011 et
Projections pour 2012
Résumé des prévisions de trésorerie
annuelles pour 2010-2012
iii)Examen du mécanisme de détermination des
cotisations des Sections - Résultats du sondage auprès des Sections
Le Comité approuve les comptes lors de l’étude
du rapport du Sous-comité des finances, à la rubrique 10(ii). Le Comité repousse également
l’échéance au 15 juillet 2010 pour permettre à toutes les Sections de
répondre au récent examen des cotisations.
12. COMPTES DE FONDS DE ROULEMENT DE L’APC – À
NOTER
i)États financiers vérifiés, comptes de revenus et
dépenses et compte de bilan pour l’année se terminant le 31 décembre 2009
ii)Prévisions budgétaires pour 2010, 2011 et
Projetions pour 2012
Le Comité prend
acte des comptes ci-dessus tels que modifiés par les fiduciaires lorsqu’il
examine le rapport du Sous-comité à la rubrique 10(ii).
13. COMPTES DU FONDS DE SOUTIEN AUX CONFÉRENCES
– À NOTER
i)États financiers vérifiés, comptes de revenus et
dépenses et compte de bilan pour l’année se terminant le 31 décembre 2009
ii)Prévisions budgétaires pour 2010, 2011 et
Projections pour 2012
Le Comité prend connaissance des comptes
ci-dessus tels que modifiés par les fiduciaires lorsqu’il examine le rapport du
Sous-comité à la rubrique 10(ii).
14. PRÉPARATIFS EN VUE DE LA 56E CONFÉRENCE
PARLEMENTAIRE DU COMMONWEALTH ET DES RÉUNIONS CONNEXES
On confirme que la Conférence aura lieu du 10 au
19 septembre 2010.
L’hon. David Musila, MGH, député, ministre d’État adjoint à la Défense du
Kenya et président du comité d’organisation de la conférence, indique que les
membres recevront un accueil chaleureux Kenya en septembre. Il décrit en détail
les préparatifs de la conférence au nom de l’hon. Kenneth Marende, EGH, député,
président de l’APC. Il note que la Conférence est pour le Kenya l’occasion de
faire connaître ses réussites ainsi que les défis au développement auxquels il
est confronté et de réaffirmer sa place au sein du Commonwealth. Le président
assure les membres qu’ils passeront un moment agréable au Kenya.
Le Comité exécutif prend acte du document d’information qui accompagne
la présentation.
(i)57e Conférence parlementaire
du Commonwealth, 2011
Lord George Foulkes, à titre de remplaçant du vice-président, affirme que
la Conférence centenaire sera un événement inoubliable. Le Comité accepte que
M. Andrew Tuggey, secrétaire de la Section du Royaume-Uni de l’APC, informe les
membres au sujet des préparatifs de la conférence.
M. Tuggey présente le programme provisoire de la conférence de 2011 et indique
que, compte tenu du budget fixé, le Parlement lui a demandé de restreindre le
programme des principales présentations provisoires à sept jours. Il souligne que, en raison du budget
restreint et du climat financier et pour des raisons de transparence et de
reddition de comptes, la conférence de 2011 comptera moins d’activités sociales
puisque celles-ci risqueraient de faire mauvaise presse pour les
parlementaires, d’autant plus que les députés du Royaume-Uni sont critiqués
pour leurs dépenses. Il dit également craindre que le Parlement ne compresse
de 9 % le budget en raison de la situation financière du Royaume-Uni.
Il ajoute que, pour réduire les coûts, la Section du
Royaume-Uni n’organisera pas de rencontre aux aéroports. Les délégués, y
compris les membres du Comité exécutif, seront donc responsables de leurs
déplacements jusqu’à l’hôtel, avec l’aide de leur Haut-commissariat, au besoin.
Compte tenu de ces circonstances, il demande au Comité exécutif d’étudier une
demande de la Section du Royaume-Uni visant à réduire le programme de neuf
jours à un programme de sept jours.
Le
secrétaire-général souligne que, considérant les mesures de sécurité souvent
strictes de l’Agence frontalière britannique et des lois antiterroristes en
vigueur au pays, la Section hôte doit porter une attention particulière à
l’arrivée et aux départs des délégués.
Un membre fait part
de difficultés rencontrées pour obtenir un visa de voyage personnel pour se
rendre au Royaume-Uni et veut savoir si le gouvernement britannique peut aider
les déléguer à obtenir leur visa pour la conférence de 2011. Lord Foulkes
souligne que des dispositions spéciales peuvent être prises pour la conférence,
comme on le fera pour les Jeux olympiques et les Jeux du Commonwealth à
Glasgow.
Le Comité suspend ses travaux et reprend la réunion le
12 mai. Les représentants de la Section du Royaume‑Uni ne sont pas
en mesure d’assister à la réunion. Des membres expriment toutefois des
critiques sur ce qui semble être une mauvaise décision de la part de la Section
du Royaume-Uni. Certains sont mécontents de la manière dont la Section
organisera les conférences et les programmes connexes ainsi que l’accueil. Des
membres veulent savoir pourquoi la Section « mère » de l’APC cherche
à réduire l’envergure de la conférence centenaire plutôt que de l’étendre. En
outre, certains membres n’acceptent pas l’argument de la mauvaise presse des
parlementaires au Royaume-Uni, indiquant que si toutes les Sections se
mettaient à craindre les médias, l’Association ne serait jamais en mesure
d’organiser des activités utiles.
Le Comité convient que, comme la durée de neuf
jours de la Conférence parlementaire du Commonwealth a été déterminée par un
vote de l’Assemblée générale en Inde, en 2007, la proposition de modifier la
conférence pour qu’elle dure sept jours devrait être présentée à l’Assemblée
générale de Nairobi.
15. FEMMES
PARLEMENTAIRES DU COMMONWEALTH
Suite à la deuxième présentation par la présidente des
FPC d’une demande visant à inclure son poste parmi le Bureau de l’Association,
le Comité convient de recommander à l’Assemblée générale de Nairobi que
la présidente des Femmes parlementaires du Commonwealth (FPC) fasse partie du
Bureau de l’Association, de manière à ce que l’on compte toujours au moins une
femme parmi les titulaires des six postes. Une recommandation visant la
modification de la constitution de l’APC pour inclure la présidente des FPC au
Bureau de l’Association devrait être présentée lors de l’Assemblée générale au
Kenya. Le Comité a convenu, aux Bermudes, d’accorder le même traitement et la
même reconnaissance à la présidente des FPC que ceux réservés aux membres du
Bureau de l’Association :
Lors de la cérémonie d’ouverture, siège à
la table principale aux côtés de la présidente des FPC et des autres
dignitaires;
Accompagne les membres du Bureau de l’Association
lors de visites de courtoisie;
Est reconnue lors des salutations.
16. RECOMMANDATIONS DU COMITÉ DE COORDINATION
(i)Statut de l’Association
Le dossier du
statut de l’Association est renvoyé au Groupe de travail, qui l’inclura dans
son étude globale de l’avenir de l’Association.
(ii)Personnel et questions connexes
Les questions
relatives au personnel, plus particulièrement en ce qui concerne les contrats
des directeurs et des membres du Secrétariat, sont également renvoyées au
Groupe de travail.
(iii)Lettre du secrétaire-général au président
En ce qui concerne
la demande du secrétaire-général visant à obtenir un deuxième mandat de
cinq ans, le Comité exécutif convient de recommander à l’Assemblée
générale que le mandat du secrétaire-général actuel soit reconduit pour une
période de cinq ans, de 2012 à décembre 2016.
17. PROMOTION
DU CENTENAIRE DE L’APC
À l’origine, il a été convenu que deux livres seraient
produits : un livre général sur les parlements du Commonwealth et un livre
sur les Femmes parlementaires du Commonwealth (FPC) et les percées réalisées
par les femmes au sein des parlements. Puis, il est devenu apparent que les
femmes, qu’elles soient députées ou hautes fonctionnaires parlementaires,
contribueraient au livre général, et que le livre général devrait contenir des
renseignements sur les FPC et les femmes au sein des parlements. Par
conséquent, est convenu que les deux livres ne feront qu’un, plaçant ainsi sur
le même pied les FPC, les femmes membres de l’APC et le centenaire de
l’Association. En outre, un examen plus poussé des deux livres montre que le budget
de chacun des projets ne serait pas suffisant et que le Secrétariat éprouverait
des difficultés pour produire les deux livres en plus d’autres documents sur le
centenaire et de documents courants. L’expansion du livre général et la
combinaison des deux budgets permettraient de créer un projet beaucoup plus
efficace.
Le Comité convient
de fusionner en un seul ouvrage le livre sur les parlements du Commonwealth et
le livre sur les Femmes parlementaires du Commonwealth.
18. PARTICIPATION DES SECRÉTARIATS RÉGIONAUX AUX
RÉUNIONS DU COMITÉ EXÉCUTIF
Contexte
Lors de leur dernière réunion le 5 mars 2010
à Londres, les secrétariats régionaux ont exprimé leur désir d’accompagner
leurs représentants régionaux aux réunions du Comité exécutif afin de les
conseiller et de leur apporter de l’aide au cours des rencontres. Ils estiment
également que leur participation permettrait de conserver la mémoire
institutionnelle et d’assurer une continuité malgré le roulement de
représentants régionaux.
Selon les personnes qui s’opposent à la participation
des secrétariats régionaux aux réunions du Comité directeur, le Comité compte
déjà trop de membres et l’ajout de ce groupe causerait, entre autres, des
difficultés sur le plan logistique et représenterait des coûts trop élevés pour
la réunion de mi-exercice, dont les coûts sont en grande partie assurés par la
Section hôte.
L’ajout des secrétariats régionaux mènerait également
à l’inclusion des neuf membres du Comité directeur des FPC et d’un représentant
des petits pays, ce qui ferait grimper le nombre de participants aux réunions
du Comité directeur à 62 personnes. Cette situation serait problématique,
d’autant plus que l’Association a de plus en plus de difficultés à trouver des
Sections hôtes pour les réunions du Comité directeur. L’augmentation du nombre
de participants à ces réunions découragerait également les petits pays d’offrir
d’organiser les réunions du Comité exécutif en raison des coûts et d’autres
considérations.
Compte tenu des raisons mentionnées, il est recommandé
que le Comité exécutif refuse la demande des secrétariats régionaux de pouvoir
participer aux réunions du Comité exécutif.
Il s’élève toutefois un débat et des membres de
l’Australie, du Kiribati et du Canada appuient Mme Mackey,
qui fait valoir que la participation des secrétariats régionaux assurerait une
continuité pour les membres et aiderait certaines régions comme celle du
Pacifique, dont les régions sont les plus éloignées les unes des autres de
toute l’APC et qui, par conséquent, sont difficiles d’accès par d’autres moyens
que le transport aérien. Elle note que les communications entre les Sections
sont rares et difficiles et que ce ne sont pas toutes les Sections qui ont
accès à Internet. Pour ces raisons, elle estime que la Région du Pacifique profiterait
grandement de la possibilité pour son secrétariat de participer aux réunions du
Comité exécutif et, ainsi, invite les membres de permettre aux secrétariats
régionaux d’assister aux réunions afin de fournir l’aide nécessaire aux membres
et aux sections de la région.
Datuk Kiandee souligne que les problèmes soulevés par Mme Mackey ne seraient pas
résolus par l’ajout des secrétariats régionaux aux réunions du Comité directeur
si les transports et les communications représentent un problème dans la région.
Dans ces circonstances, les secrétariats régionaux seraient confrontés aux
mêmes problèmes. D’autres membres appuient ce point de vue et se demandent s’il
est nécessaire pour les membres nommés au Comité exécutif d’obtenir l’aide des
secrétariats régionaux en les invitant aux réunions.
Le Comité ne voit cependant aucun problème à ce que
les secrétariats régionaux et d’autres personnes accompagnent le représentant
régional, pourvu qu’ils assument eux-mêmes les coûts et qu’ils ne participent
pas aux réunions du Comité exécutif.
À l’issue du débat,
la recommandation est mise aux voix. Les 23 membres présents votent comme
suit :
Pour 14
Contre 8
Abstention 1
Vote nul Aucun
Total 23
Il est donc
recommandé que l’on ne permette pas aux secrétariats régionaux de participer
aux réunions du Comité exécutif.
19. RAPPORT SUR LES LIEUX DE RENCONTRE FUTURS
Rencontre de mi-exercice de 2010
Le secrétaire-général
informe les membres que le Swaziland a offert d’organiser la présente
réunion à la fin de la réunion précédente. L’invitation a donc été acceptée au
moyen d’une résolution écrite conformément au paragraphe 27(7) de la
Constitution. Il indique que le Swaziland a proposé d’organiser la réunion de
mi-exercice puisque personne d’autre n’a présenté d’offre. Il remercie le
gouvernement, la Section et la population du Swaziland de la générosité dont
ils font preuve en organisant la réunion.
Séminaire
parlementaire du Commonwealth de 2010
Province de la Frontière du Nord-Ouest – Renommée
Khyber Pakhtunkhwa
Le secrétaire-général fait remarquer aux membres que,
en raison des problèmes de sécurité actuels au Pakistan, les parlementaires
pourraient préférer ne pas se rendre dans le pays et que les membres du
personnel, qui sont habituellement couverts par une assurance en cas de
blessures causées par la guerre ou le terrorisme, ne seraient pas assurés si le
Foreign and Commonwealth Office déconseillait les voyages dans cette région.
Dans ce cas, le Foreign and Commonwealth Office a déconseillé les voyages dans
certaines régions du Pakistan, notamment la province de la Frontière du
Nord-Ouest, Peshawar et des secteurs au sud de la ville. Le secrétaire-général
demande au Comité directeur de trouver un autre lieu pour tenir l’activité. Par
conséquent, Mme Tariq propose que le séminaire annuel de 2010
soit plutôt tenu à Islamabad, proposition à laquelle souscrit le Comité
exécutif.
20. COMPTE
RENDU DE VISITES EFFECTUÉES DEPUIS AVRIL 2009
En raison de manque de temps, les membres n’ont pas
l’occasion de faire état des visites de l’APC effectuées depuis la dernière
réunion.
21. VARIA
Remboursement des déplacements du trésorier
Le secrétaire-général
indique que, après avoir abordé la question, le comité de coordination demande
au Comité exécutif de rembourser les dépenses de voyage à Singapour du fils du
trésorier, qui s’est rendu au chevet de son père, tombé malade et hospitalisé
là-bas alors qu’il était en route vers Londres pour la réunion des fiduciaires
de l’APC. Le trésorier fait valoir qu’il existe un précédent : l’APC a
déjà payé des billets d’avion de classe affaires à l’épouse de l’ancien
trésorier pour qu’elle puisse lui rendre visite sur les lieux d’une réunion
puisqu’il était malade. Le secrétaire-général cite également l’exemple du
secrétaire régional de Trinité-et-Tobago, qui est tombé malade à Antigua alors
qu’il s’acquittait de ses tâches au sein de l’APC. Il a été hospitalisé et
transporté vers son pays en ambulance aérienne. Le secrétaire-général ajoute
qu’en l’absence d’une politique de l’APC, il n’est pas en mesure d’apporter son
aide. Il demande toutefois au Comité exécutif d’établir une politique de l’APC
pour les cas comme ceux-là.
Après de longues
discussions, le Comité exécutif convient d’attendre deux mois avant de
rembourser les dépenses du trésorier pour savoir si l’Inde paiera la
réclamation d’assurance.
Modifications des
modalités d’élection - Violation et inadmissibilité des candidats
L’hon. Kumar présente des propositions de modifications
aux règlements régissant les élections. Le Comité exécutif demande au
Secrétariat d’étudier ces propositions et d’en faire rapport à la prochaine
réunion.
Le président remercie les membres pour leur
contribution et leur coopération et leur souhaite un bon retour dans leur pays
respectif.
L’ordre du jour
étant épuisé, le président lève la séance.
Document E10(i)
RÉUNION DU COMITÉ EXÉCUTIF
Royal Swazi Spa
Lobamba (Ezulwini), Swaziland
Du 8 au 13 mai 2010
Rapport du
Sous-Comité de planification et d’examen
Présents
Bureau
Président de l’APC L’hon. Kenneth Marende, député (Kenya)
Vice-président de l’APC Le très hon. Lord Foulkes de Cumnock (Royaume-Uni)
(vice-présidente
du Comité exécutif et représentante régionale du Canada)
Présidente des FPC Mme Kashmala Tariq, députée
(Pakistan)
Afrique L’hon. Johannes Mahlangu, député (Afrique
du Sud)
L’hon.
Antonio Jose Amelia, député (Mozambique)
L’hon. Muyali Boya Mary epse Meboka, députée
(Cameroun)
Asie L’hon. Abdulla Shahid, député
(Maldives) (remplaçant)
Australie L’hon. Michael Polley, député (Tasmanie)
L’hon. Alan Ferguson, sénateur (Australie)
(remplaçant)
Îles britanniques et Méditerranée L’hon. Ernest Britto, député
(Gibraltar)
Antilles, Amérique et Atlantique L’hon.
Alix Boyd Knights, députée (Dominique)
Inde L’hon.
Meira Kumar, députée (Inde)
Pacifique L’hon.
Tetaua Taitai, député (Kiribati) (pour une partie de la réunion)
Mme Moana Mackey, députée (Nouvelle-Zélande)
(pour une partie de la réunion)
Sud-Est asiatique L’hon. Datuk
Frankie Chong Yu Chee, député (Sabah)
Mohd
Maliki Osman, député (Singapour)
Animateurs M. William F. Shija,
secrétaire-général
M.
Andrew Imlach, directeur, Communications et recherche
Mme
Musonda Mwila, directrice adjointe, Coordination internationale
1. Bienvenue et ouverture de
la réunion
La présidente du Sous-comité souhaite
la bienvenue aux membres, plus particulièrement aux nouveaux membres et aux
remplaçants, à la réunion du Sous-comité de planification et d’examen tenue le
9 mai dans la pièce Indzaba du Royal Swazi Spa Convention Centre. Elle
accueille les membres et prend acte des regrets des membres absents.
2. Adoption de l’ordre du jour
L’ordre du jour est adopté sans
modification.
3. Compte rendu de la précédente réunion
Les membres prennent acte du rapport
de la réunion de septembre 2009 tenue à Arusha, en Tanzanie.
4. Conférence plénière : structure et
sujets traités
Le Sous-comité examine les différents sujets proposés
par les Sections et le Secrétariat afin de formuler une recommandation de
programme pour la 56e Conférence parlementaire du Commonwealth, qui
aura lieu en septembre, à Nairobi, au Kenya. Il convient d’utiliser la structure
de conférence plénière adoptée en 2007 par l’Assemblée générale, mais certains
membres estiment qu’il faut accorder davantage de temps aux ateliers
qu’en 2009, de manière à ce qu’un plus grand nombre de membres puissent y
participer.
Le programme proposé comprend le sujet définitif de la
plénière tel qu’adopté par le Comité exécutif lors de sa dernière réunion, en
réponse à une proposition de la Section de Malte, et le sujet sélectionné par
la Section du Kenya pour l’atelier de la Section hôte est attribué à l’atelier
A. Le sujet sélectionné par le comité directeur des Femmes parlementaires du
Commonwealth pour l’atelier sur les questions liées à l’égalité entre les
sexes, l’atelier F, est également l’un des sujets de la Conférence des
FPC. Le sujet de l’atelier C est également proposé pour la Conférence des
petits pays. La duplication de ces deux sujets permet aux participants à ces
réunions de présenter à la plénière les points de vue présenter dans ces
conférences.
Il est donc convenu de recommander le thème et les
sujets suivants :
Recommandation 1
Que le Comité
exécutif adopte le thème général suivant de même que les sujets des ateliers et
des plénières :
Thème
Le parlement et le
développement au XXIe siècle : l’état actuel et l’avenir
Plénière
d’ouverture
Allocutions
du secrétaire-général de l’APC et du secrétaire-général du Commonwealth
Ateliers
A. Le rôle du parlement dans la consolidation de la
paix : la réaction du Kenya aux violences suivant les élections de 2008
(sujet de la Section hôte)
B. La
crise de l’eau et la crise alimentaire
C. Énergie et environnement : atteindre le
développement durable (sujet des petits pays)
D. Parlement, reddition de compte et le rôle que joue la
gouvernance par Internet pour renforcer la surveillance
E. Le
rôle des parlementaires dans le soutien aux projets communautaires
F. Le rôle des parlementaires dans la protection des
travailleurs migrants (sujet lié à l’égalité des sexes du comité directeur des
FPC)
G. Le rôle des parlementaires dans la gestion des catastrophes
naturelles
H. Le
Commonwealth est-il prêt pour le nouvel ordre économique mondial émergent?
Plénière
de clôture
Commonwealth
Initiatives in Handling Migration Issues
On informe le Sous-comité que le résumé de la
conférence sera distribué lors de la Conférence. On l’informe également que la
liste des organismes internationaux invités à la Conférence sera présentée au
Sous-comité lors de sa réunion au Kenya.
5. Conférence des petits pays
Le Sous-comité examine l’ordre du jour de la 30e
Conférence des petits pays, qui aura lieu au Kenya, en septembre. La conférence
de deux jours adressée aux membres de Sections dont les pays comptent au plus
500 000 habitants est constituée de quatre séances plénières, dont
une ou deux offertes par des experts d’organismes internationaux.
La première séance plénière proposée sera reprise lors
de la conférence plénière. Le Sous-comité examine donc les sujets proposés par
les délégués ayant participé à la conférence de l’année dernière, les Sections
et le Secrétariat de l’APC, et recommande le programme suivant (le nom de
l’auteur de la proposition est indiqué en italique) :
Recommandation 2
Que le Comité
exécutif accepte la structure et l’ordre du jour suivant pour la 30e Conférence
des petits pays :
1re
séance plénière
Énergie
et environnement : atteindre le développement durable
(Jersey et NGS, Australie)
2e
séance plénière
L’effet
de la corruption « politique » dans les petits pays
(29e Conférence des petits pays)
3e
séance plénière
Les
défis à la souveraineté dans les petits pays
(Île Norfolk et île Sainte-Hélène)
4e
séance plénière
Parlement
et reddition de comptes – Renforcer la surveillance dans les parlements des
petits pays
(Secrétariat
de l’APC)
6. Examen des programmes et services en cours
Le Sous-comité étudie les activités et services de
l’APC dont l’examen triennal a été prévu pour cette année selon un calendrier
établi par le Comité exécutif.
(i) Rapport annuel
Le Sous-comité procède à l’examen triennal de la
publication AIMS de l’APC. Ce livret de 12 pages publié chaque année
présente les objectifs, la structure et les activités de l’organisme pour
familiariser les membres et d’autres personnes avec l’Association et sa
gouvernance. Le contenu du livret se trouve également dans certaines parties du
site Web de l’APC, et certains renseignements de base sur l’APC sont également
publiés dans un dépliant, un moyen peu coûteux de décrire l’Association. Le
Sous-comité convient que la publication du livret aide l’Association à faire la
promotion de la démocratie parlementaire et à renforcer la compréhension qu’ont
les membres des programmes et services de l’APC.
Le Sous-comité convient donc de recommander :
Recommandation 3
Que le
Secrétariat continue de publier de l’information sur les travaux et la
structure de l’Association dans des livrets et des dépliants dans un format
électronique de manière à communiquer avec les membres et d’autres personnes et
les informer au sujet des activités et de la structure de l’APC.
(ii) Centre de consultation et de
documentation parlementaire
Le Sous-comité étudie un rapport de rendement du
Centre de consultation et de documentation parlementaire, qui fait partie du
Secrétariat de l’APC. On indique au Sous-comité que le rôle du Centre de
diffuser de l’information sur des questions d’ordre parlementaire correspond à
l’une des principales fonctions de l’APC, qu’il est reconnu dans la
Constitution de l’APC et qu’il contribue à l’atteinte de trois des objectifs
définis dans le Plan stratégique actuel.
Le Sous-comité note que le Centre offre, sur demande
et en ligne, de l’information parlementaire et constitutionnelle comparative
aux parlements, aux membres, aux hauts fonctionnaires parlementaires et à
d’autres personnes. En outre, le Centre joue un rôle de premier plan dans la
gestion du site Web de l’APC, et il dirige un système de transfert des
publications, qui vise à faciliter la transmission de documents de références
d’une bibliothèque législative n’en ayant plus besoin à une bibliothèque n’en
possédant pas d’exemplaire. Le Centre distribue des exemplaires à jour du
répertoire des membres de l’APC et publie en ligne une version électronique, et
il fournit des documents d’information lors des conférences.
Le Sous-comité convient de recommander :
Recommandation 4
Que les travaux du
Centre de consultation et de documentation parlementaire soient appuyés par le
Comité exécutif.
(iii) La revue The Parliamentarian
Le Sous-comité examine le rapport de rendement de la
revue trimestrielle de l’APC, The Parliamentarian, qui est
distribuée à tous les membres conformément à la Constitution de l’APC et dans
le but d’atteindre quatre des objectifs établis dans le Plan stratégique
actuel. La revue sert également à communiquer à l’ensemble des membres les
résultats des autres programmes de l’APC.
Le Sous-comité note que le format de la revue a été
modifié depuis que le Comité exécutif a évalué pour la dernière fois la revue
phare de l’Association, il y a trois ans, et que de nouvelles sections ont été
ajoutées pour permettre à la présidente des Femmes parlementaires du
Commonwealth et au secrétaire-général de communiquer régulièrement avec les
membres. Le Sous-comité appuie ces modifications. Il convient également que la
revue représente la publication la plus importante de l’APC. Comme elle est rédigée
en grande partie par les membres et les hauts fonctionnaires parlementaires et
pour ceux-ci, la revue est un forum qui fait autorité et qui permet aux membres
d’exposer à l’ensemble de l’APC des questions relatives aux parlements et au
Commonwealth.
Il est proposé d’apporter d’autres modifications à la
liste des membres du Bureau qui figure dans le journal en ajoutant des photos
des titulaires ainsi que leur adresse courriel.
Le Sous-comité convient donc de recommander :
Recommandation 5
Que l’on poursuive la publication et la distribution aux membres de la
revue The Parliamentarian et que celle-ci demeure un programme central
de l’APC.
(iv) Programme de soutien technique –
Mise à jour du Malawi
Ce rapport de rendement fait le point sur la dernière
phase du Programme de soutien technique de l’APC pour le Parlement du Malawi,
qui a été repoussé jusqu’à la conclusion des élections générales de 2009
du pays.
Le Sous-comité rappelle que les fonds non dépensés
dans ce programme ont été transférés par le Comité exécutif en 2008 pour
permettre à l’APC de collaborer avec son partenaire dans ce projet, le
Parlement écossais, afin de diriger, en 2009, un programme d’attachés à
l’intention des députés de l’Assemblée nationale du Malawi et des membres du
personnel du Parlement pour étudier la télédiffusion des délibérations
parlementaires. Le Sous-comité note que la Section écossaise continuera de
travailler avec la Section du Malawi dans le cadre du programme de jumelage de
l’APC. Ce type d’aide est considérée comme un modèle pour des programmes
similaires, qui pourraient s’appliquer à d’autres Sections.
Le Sous-comité convient de recommander :
Recommandation 6
Que le Comité exécutif prenne acte de la réussite du
Programme de soutien technique de l’APC pour l’Assemblée nationale du Malawi et
du maintien de la collaboration entre l’Assemblée nationale du Malawi et la
Section de l’Écosse de l’APC.
(v) Critères de démocratie d’une
assemblée législative recommandés
Le Secrétariat fait le point sur les progrès réalisés pour
application les Critères de démocratie d’une assemblée législative recommandés
établis par le groupe d’étude en 2006 dans le cadre de programmes collaboratifs
avec l’Institut de la Banque mondiale, le Programme des Nations Unies pour le
développement, des organismes régionaux et les parlements et assemblées
législatives membres de l’APC. Ce programme a permis à l’APC de devenir un chef
de file dans ce domaine à l’échelle intergouvernementale.
Le Sous-comité note que les critères régionaux fondés
sur les critères du groupe d’étude ont été établis à la fin de l’année 2009 par
les petits États insulaires du Pacifique et au début de l’année 2010 par les
régions de l’Asie, de l’Inde et du Sud-Est asiatique de l’APC. L’Assemblée
parlementaire de la Francophonie et le Forum parlementaire de la Communauté de
développement de l’Afrique australe se sont inspirés des critères du groupe
d’étude pour établir leurs propres critères. Le secrétaire-général de l’APC
était l’un des principaux conférenciers lors d’une conférence
intergouvernementale sur les critères tenue à Paris, en mars.
On note également que plusieurs parlements ou
assemblées ont évalué leurs opérations selon les critères de l’APC ou qu’ils
sont en train de le faire.
Le Sous-comité applaudit l’utilisation des critères et
de leurs variations régionales. À ses yeux, il s’agit d’un bon mécanisme qui
favorise les programmes de réforme parlementaire, qui guide les programmes de
renforcement parlementaire, et qui place l’APC parmi les chefs de file mondiaux
dans ce domaine. Les critères contribuent à l’atteinte de quatre des objectifs
définis dans le Plan stratégique. Certains membres se disent préoccupés par le
fait que l’on n’affecte pas suffisamment de fonds aux programmes et qu’il
faudrait offrir un plus grand soutien financier à ce programme, plus
particulièrement pour s’assurer que l’APC puisse conserver son rôle de
leadership et faire profiter de cette position à davantage de Sections.
Le Sous-comité convient que l’établissement de
critères régionaux contribuerait à faire évoluer les critères de manière à ce
qu’ils suivent les avancées dans le domaine des normes de gouvernance
parlementaire. Par conséquent, il recommande :
Recommandation 7
Que le Secrétariat continue d’élaborer des critères régionaux pour les
autres régions de l’APC en prévision de la création d’un autre groupe d’étude
chargé de mettre à jour, d’améliorer et d’enrichir les critères à une date à
déterminer.
(vi)Conférence parlementaire du
Commonwealth
On avise le Sous-comité que l’examen triennal de la
conférence plénière et de la Conférence des petits pays doit avoir lieu cette
année, mais que seulement deux conférences plénières ont eu lieu sous ce
format. En outre, le Secrétariat n’a pas été en mesure de sonder l’opinion des délégués
qui ont participé à la conférence de 2009. Toutefois, un questionnaire
sera distribué aux délégués lors de la conférence de 2010 au Kenya pour
s’assurer que le Comité exécutif puisse s’appuyer sur les opinions des délégués
pour évaluer la conférence et les activités connexes.
Par conséquent, le Sous-comité convient de
recommander :
Recommandation 8
Que le Comité
exécutif repousse l’examen de la Conférence parlementaire du Commonwealth et de
la Conférence des petits pays connexe jusqu’à la réunion de février 2011.
7. Publications de l’APC
1. The
Parliamentarian
Le Sous-comité prend connaissance
d’une liste d’articles à publier et discute des thèmes pouvant faire l’objet
d’articles futurs. Les membres demandent notamment à ce que l’on publie des articles
dont il a déjà été question sur l’état de la démocratie au Pakistan après les
élections de 2008.
Les membres se font dire que des
Sections de la publication se trouvent sur le site Web de l’APC, et que son
format est plus adapté à celui d’une publication papier. Ils sont nombreux à
lire cette publication, car celle‑ci fournit un lien utile avec les
autres parlementaires du Commonwealth.
Recommandation
9
Que le Comité
exécutif fasse état des progrès accomplis dans l’obtention de matériel pour
publication dans la revue The Parliamentarian et qu’il propose de
nouveaux sujets d’actualité à traiter dans les numéros à venir.
2. Autres publications
On informe le Sous-comité que le
Secrétariat a produit un numéro du bulletin électronique, le CPA Update,
qu’une nouvelle édition de la brochure de l’APC intitulée Promoting
Parliamentary Democracy était en cours d’impression, que deux brochures
régionales intitulées Benchmarks avaient été imprimées et diffusées, et qu’une
nouvelle brochure de l’APC contenant un calendrier de programmes sera produite
cette année. Le texte du rapport annuel de 2009 a été rédigé pour approbation
par le Comité exécutif à la réunion.
Le Sous-comité apprend également que
le nouveau site Web a été lancé et qu’il comportait une carte interactive des
Sections de l’APC, une nouvelle rubrique sur la gestion contenant les
procès-verbaux des réunions du Comité exécutif des cinq dernières années, de
nouvelles fonctions de communication et de conception plus à jour ainsi qu’une
rubrique sur le Groupe de travail sur le changement climatique comportant des
documents et une bibliothèque sur le sujet. Une nouvelle page du Secrétaire
général sera bientôt ajoutée.
On suggère de faire un lien entre le
site Web et une page Facebook de l’APC, pour fournir un autre moyen de
communication aux membres.
Le Secrétariat signale que le site Web
de l’APC serait amélioré à mesure que l’on résoudra les questions d’ordre
technique liées à la migration des données.
Le documentaire vidéo de l’APC sur la
Conférence parlementaire du Commonwealth de 2009 en Tanzanie devrait être
fourni par la Section tanzanienne.
Le Sous-comité convient donc de
recommander :
Recommandation
10
Que le Comité
exécutif prenne acte des nouvelles publications du Secrétariat de l’APC.
8. Programme de travail des Femmes
parlementaires du Commonwealth FPC
Le Sous-comité est mis au courant des dispositions
prises pour la réunion du Comité directeur du FPC, la réunion des FPC, la
conférence des FPC, la Réunion des femmes parlementaires du Commonwealth et
l’élection d’une nouvelle présidente, qui auront lieu pendant la séance plénière au Kenya. Le Sous-comité
convient qu’il faut rappeler aux Sections la tenue de l’élection d’une nouvelle
présidente des FPC au Kenya pour les encourager à envoyer le plus de
parlementaires de sexe féminin possible comme déléguées.
On indique que, cette année encore, un aspect de
l’égalité des sexes sera discuté en atelier par les délégués et déléguées.
On a reçu un rapport sur d’autres projets des FPC
portant sur le reste de l’année. Une modification à deux de ces projets fait
l’objet d’une recommandation distincte plus tard dans ce rapport.
Le Sous-comité convient donc de recommander :
Recommandation
11 :
Que
les Sections soient encouragées à déléguer des femmes à la Conférence annuelle
qui aura lieu au Kenya afin qu’un nombre maximum de femmes puissent participer
à la deuxième Conférence desFPC.
Recommandation
12 :
Que
l’on rappelle aux Sections et aux régions leurs responsabilités en matière de
présence de femmes parmi les déléguées à la Conférence annuelle.
Recommandation
13 :
Que
les Sections soient invitées à faire en sorte que des représentantes du Comité
directeur soient envoyées au Kenya à titre de déléguées.
Recommandation
14 :
Que
le Comité exécutif prenne note de l’avancement du programme de travail des FPC.
9. Planification des programmes
(i)Compte rendu des programmes depuis la
dernière réunion
Le Sous-comité prend acte
des comptes rendus portant sur les projets suivants réalisés par le Secrétariat
depuis la réunion du Comité exécutif qui a eu lieu en septembre 2009 en
Tanzanie :
·Atelier régional sur la surveillance financière/le rôle des
Comités des comptes publics (Dacca,
Bangladesh)
·Atelier
sur les comités ministériels pour Trinité-et-Tobago (Port-of-Spain, Trinité-et-Tobago)
·Atelier
régional sur le point de référence des parlements démocratiques pour les
régions du Pacifique (Rarotonga, îles Cook)
·Groupe de travail sur le changement climatique
(Copenhague, Danemark)
·Atelier
sur le changement climatique (Kolkata, Bengale-Occidental,
Inde)
·Atelier
régional sur le point de référence des parlements démocratiques pour l’Asie,
l’Inde et les régions du Sud-Est asiatique (Dacca, Bangladesh)
·Renforcement du Parlement – examen
financier parlementaire (Melbourne, Australie) et cours sur les enquêtes par
les comités (Sydney, Australie)
·Atelier
sur le Comité des comptes publics d’Afrique de l’Ouest (Accra, Ghana)
·Atelier
de perfectionnement du personnel des parlementaires pour l’Asie et les régions
du Sud-Est asiatique (Kuala Lumpur, Malaisie)
·Conférence
internationale : Critères et auto-évaluation des parlements démocratiques
(Paris, France)
·Réunion
des secrétaires régionaux (Londres, Royaume-Uni)
·Activités pour la Journée du Commonwealth
(Londres et Sections)
·Atelier
post-élection pour la Dominique (Roseau, Dominique)
·Atelier
de perfectionnement professionnel pour le personnel de la Région Antilles,
Amérique et Atlantique (St. John’s, Antigua-et-Barbuda)
On note aussi
que l’APC a participé aux activités suivantes :
16e Groupe de discussion des ministres
du Commonwealth sur la soutenabilité de l'endettement (Limassol, Chypre)
Évaluation de la session
parlementaire – Association des secrétaires généraux des parlements
(Genève, Suisse)
·Réunion
des chefs d’État du Commonwealth de 2009 (Port-of-Spain, Trinité-et-Tobago)
Organisation mondiale du commerce : séance
du comité de pilotage (Genève, Suisse)
State University of New York : atelier sur
les Fonds de développement des circonscriptions (Albany, État de New York,
États-Unis)
20eConférence des présidents et présidents
d'assemblée du Commonwealth (New Delhi, Inde)
27e Conférence des
présidents d'assemblée du Canada (Whitehorse, Yukon, Canada)
·Séminaire
parlementaire de haut niveau de l’Organisation de coopération et de
développement économiques sur le thème « Sustaining a Global
Recovery » (Paris, France)
·Programme
des Nations Unies pour le développement : lancement d’un portail de
développement parlementaire (AGORA) (Paris, France)
·Visite
au Rwanda (Kigali, Rwanda)
(ii)Le point sur certains programmes
approuvés (y compris les modifications)
Le Sous-comité analyse deux questions : une
modification à l’atelier des parlementaires devant se tenir en marge de la 9e réunion
des ministres des Affaires féminines du Commonwealth, et un bref rapport sur
les programmes devant avoir lieu au cours des mois à venir.
(a)Atelier des parlementaires sur la 9e réunion
des ministres des Affaires féminines du Commonwealth en 2010
Le Sous-comité est informé que le Secrétariat n’a pu
organiser un atelier des Femmes parlementaires du Commonwealth sur le VIH/sida
en Afrique du Sud en 2009 qui s’assortissait d’un budget de 20 000 £
provenant du Compte de fonds de roulement de l’APC. On propose donc que cet
atelier se tienne en juin, en marge de la réunion des ministres des Affaires
féminines du Commonwealth à la Barbade. Le Secrétariat du Commonwealth
ajouterait la somme de 12 400 £.
Le Comité exécutif a déjà convenu de dépenser
30 000 £ pour tenir cet atelier des parlementaires à la réunion
ministérielle de juin, où seraient abordées les répercussions de l’actuelle
crise financière mondiale selon le sexe. Le Secrétariat propose désormais que
ces fonds servent à d’autres programmes des FPC, comme en a décidé le Comité
directeur de cet organisme. Ces autres programmes comprendraient une réunion
des FPC pour la Région australienne avec participation de la Région pacifique
et seraient dotés de 5 000 £.
Le Sous-comité convient que les fonds seraient
efficacement utilisés et convient donc de recommander :
Recommandation
15 :
Que le Comité exécutif accepte que l’atelier des FPC sur le VIH/sida,
doté de 20 000 £ provenant du compte du Fonds de roulement, se tienne
en marge de la 9eréunion des ministres des Affaires féminines du
Commonwealth en 2010.
Recommandation
16 :
Que le Comité exécutif accepte que le budget de 30 000 £
provenant de l’atelier des parlementaires tenu à la 9eréunion des ministres des Affaires
féminines du Commonwealth soit affecté à d’autres programmes des FPC, soit
5 000 £ accordées à la Région australienne pour qu’elle conduise une
conférence des FPC, le restant allant à des activités qui seront choisies à la
prochaine réunion que tiendra le Comité directeur des FPC au Kenya en 2010.
(b) Mise à jour du
programme
Le Sous-comité prend acte des demandes de modification
aux programmes suivants; le document PR9(ii) contient
d’autres détails :
Groupe d’étude sur le changement
climatique pour l’Afrique et atelier national pour l’Assemblée nationale
du Nigeria
Atelier du réseau des whips
parlementaires du Commonwealth (CPWN)
Les femmes et le leadership :
dialogue de parlementaires, Maldives
Atelier sur le genre et la
démocratie dans le Pacifique
Atelier de l’APC/IBM sur la
surveillance financière en Asie/Inde
Ateliers régionaux de l’APC/OMC sur
le système commercial international
Le gouvernement et
l’opposition – rôles, droits et responsabilités
Colloque parlementaire canadien
22e Colloque
parlementaire du Commonwealth
Conférence annuelle APC/IBM
Atelier post-élection, Mozambique
Atelier post-élection, Maldives
Ateliers de perfectionnement du
personnel parlementaire
Recommandation
17 :
Que le Comité
exécutif prenne acte de cette mise à jour des programmes déjà approuvés.
(iii) Propositions de nouveaux
programmes
Le Sous-comité se penche sur les cinq nouveaux projets
à ajouter au programme de l’APC pour 2011, qui représenteraient une dépense
totale de 125 000 £. Le document PR9(iii) contient plus de détails.
Le Sous-comité comprend que les programmes sont compris provisoirement dans le
budget de 2011, étudié par le Sous-comité des finances. Voici les nouveaux programmes
proposés :
Section/Région
Projet
Partenaires
Coût (estimatif en £)
Swaziland
Programme d’aide technique
Parlement écossais
25 000
APC/Kenya
Fonds de développement
des circonscriptions
SUNY/CID
25 000
Pacifique
Finances pour les parlementaires
non
25 000
Ghana
Établissement d’un institut des
affaires parlementaires
25 000
Gambie
Programme d’aide technique
Parlement écossais
25 000
TOTAL
125 000 £
À propos du projet d’étude d’un fonds de développement
des circonscriptions, le Sous-comité convient que le programme devrait chercher
à établir des lignes directrices strictes afin d’assurer une utilisation
transparente et éthique de ces fonds, notamment l’absence de corruption.
Le Sous-comité se félicite de l’augmentation des fonds
destinés à davantage de programmes de l’APC, car, de l’avis général, les
dépenses en programmes devraient être accrues. Le Sous-comité apprend qu’un
projet dont est saisi le Sous-comité des finances permettrait au Secrétariat de
réagir plus rapidement aux demandes des programmes provenant des Sections ou de
projets visant une collaboration avec d’autres organismes.
Recommandation 18 :
Que le Comité exécutif approuve
les cinq nouveaux programmes proposés.
10. Autres
affaires
L’ordre du jour étant épuisé, le Sous-comité lève la
séance. Les membres se retrouveront en septembre, à Nairobi, Kenya
Document E10(ii)
Réunion du Comité exécutif de l’APC
Royal Swazi Spa Convention Centre
Lobamba (Ezulwini)
Swaziland
8
– 13 mai 2010
Compte
rendu de la réunion du Sous-comité des finances
PRÉSENTS :
Trésorier : L’hon. Hashim Abdul Halim, MAL,
président de l’Assemblée législative, Bengale-Occidental (Inde)
L’hon. Elijah Okupa, député (Ouganda), substitut de l’hon. Sada Soli Jibia,
député (Nigeria)
Asie : L’hon. Kiramatuallah Khan, député provincial, président de
l’Assemblée provinciale, Province de la Frontière du Nord-Ouest (Pakistan)
Australie : M. John Pandazopolous, député
(Victoria)
Îles britann. et Méditerranée : M. Jeffrey Cuthbert, député de l’Assemblée du
Pays de Galles, substitut de M. Alun Cairns, député de l’Assemblée du Pays
de Galles
La
très honorable baronne D’Souza, Royaume-Uni, substitut de M. Lindsay
Hoyle, député (Royaume-Uni)
Canada: L’hon. Paul Delorey,MAL,
président de l’Assemblée des Territoires‑du‑Nord‑Ouest
(Canada), substitut de l’hon. George Hickes, MAL, président de l’Assemblée
législative du Manitoba (Canada)
La sénatrice Raynell Andreychuk
(Canada), substitut de M. Joe Preston, député (Canada)
Antilles, Amérique et Atlantique : L’hon. Hari N. Ramkarran, S.C., député
(Guyane)
L’hon.
Alix Boyd Knights, MHA (Dominique)
Inde : L’hon.
Uday Narain Choudhary, MAL, président de l’Assemblée législative, Bihar
(Inde)
Sud-Est asiatique : L’hon. Datuk Ronald Kiandee, député, vice-président,
Chambre des représentants (Malaisie)
ABSENTS :
Afrique : L’hon. Sada Soli Jibia, député
(Nigeria)
Îles britann. et Méditerranée : M. Alun Cairns, Assemblée du Pays de
Galles
M. Lindsay
Hoyle, député (Royaume-Uni)
Canada : L’hon.
George Hickes, MAL, président de l’Assemblée législative du Manitoba
(Canada)
M. Joe Preston, député (Canada)
Inde : L’hon. Tanka Bahadur Rai, MAL, président de
l’Assemblée législative, Assam (Inde)
Pacifique : L’hon.
Snyder Rini, député et ministre des Finances et du Trésor (Îles Salomon)
ANIMATEURS : William F. Shija, Secrétaire général
M. David
Broom, directeur des Finances et Administration
M. Joe
Omorodion, directeur adjoint des Finances
La
réunion débute à 11 h 55.
ORDRE DU JOURPOINT
1 Mot de bienvenue et adoption de
l’ordre du jour provisoire
1.Le président ouvre la séance et accueille les participants, surtout
les nouveaux venus.
Adoption de l’ordre du jour
provisoire
2.L’ordre du jour est adopté tel que.
2Procès-verbal
de la dernière réunion tenue le 30 septembre 2009 en Tanzanie
3.Les membres adoptent le procès-verbal de la réunion du
30 septembre 2009 en le tenant pour exact, et le Trésorier y appose
sa signature.
4.En ce qui concerne la recommandation 6 du procès-verbal, les
représentants du Canada indiquent qu’ils n’ont pas appuyé la méthode 2 à
la réunion tenue à Arusha en Tanzanie.
3Questions
soulevées à la réunion du 30 septembre 2009
5.Le Sous-comité revoit et accepte le document F3 sur les
questions soulevées par la réunion tenue le 30 septembre 2009.
6.Les membres prennent note des sommes dépensées pour les
programmes d’aide en TIC à Sainte-Lucie, Kwara et Zanzibar.
7.Les membres prennent note que les réponses des avocats sur
les questions relatives au lieu d’exécution des contrats d’emploi et sur la
définition légale d’enfants seront traitées dans le rapport du personnel du
Secrétaire général.
8.Les membres prennent note qu’une police d’assurance ou
d’indemnisation des fiduciaires est désormais en vigueur.
9.Les membres discutent du mode actuel de collecte des cotisations en
souffrance et soulignent qu’il faut demander aux secrétaires régionaux
de communiquer avec les Sections de leur région qui n’ont pas versé leurs
cotisations.
RECOMMANDATION 1 :
Que le Comité
exécutif approuve la participation des secrétaires régionaux à la collecte des
cotisations dues.
4(i)Secrétariat de l’APC –
Rapports financiers vérifiés de 2009
10.Les
membres prennent note de l’excédent collectif de 487 968 £ (en
2008, il était de 566 138 £) dégagé par l’Association avant gains
provenant des placements. Les états financiers annuels du groupe sont
constitués des états financiers annuels du Secrétariat, du Fonds d’aide aux
conférences et du Fonds de roulement.
11.Ils
prennent également note que, globalement,
l’excédent provient des postes suivants (par comparaison au budget) :
12.Les
membres notent également que la signature définitive des comptes par les
auditeurs n’aura pas lieu tant que ces derniers n’auront pas reçu des copies
dûment signées (par le Trésorier et le Secrétaire général) des états financiers
annuels.
13.Les
membres expriment leur gratitude et transmettent leurs remerciements au
personnel financier du Secrétariat pour le travail accompli afin de préparer et
d’expliquer les rapports financiers annuels.
RECOMMANDATION 2 :
Que le Comité
exécutif approuve les comptes consolidés de 2009 et que le Trésorier et le
Secrétaire général apposent leurs signatures aux cinq copies des états
financiers consolidés du siège.
4(ii) Déclaration et lettre de gestion des
auditeurs de 2009
14.Les membres prennent note du rapport d’audit et en
particulier du fait que :
a)un certificat d’audit sans réserve sera délivré;
b)aucune déclaration inexacte importante n’a été relevée;
c)aucune reclassification ou déclaration inexacte non corrigée
importante n’a été relevée;
d)aucune faiblesse importante n’a été relevée dans les systèmes de comptabilité
et de contrôle;
e)les états financiers et le rapport des fiduciaires sont conformes
aux normes de comptabilité du Royaume-Uni et à la Charities Act de 1993;
f)aucune lacune sur le plan des politiques ou des procédures
comptables n’a été relevée.
15.Ils notentégalement que les auditeurs ont recommandé la mise sur pied d’un
registre de donateurs afin que l’Association se conforme à la Finance Act de2006, qui exige la tenue d’une liste des donateurs d’importance. Dans ce
contexte, un donateur est d’importance s’il fait don de biens exonérés d’impôt
d’au moins 25 000 £ sur 12 mois ou de la somme de 100 000 £
sur 6 ans.
16.Les
membres analysent la réponse de la direction et notent qu’elle est en
format standard et doit être signée par le président et Trésorier.
RECOMMANDATION 3 :
Que le Comité
exécutif prenne note du rapport d’audit, approuve la lettre de réponse de la
direction et que le président et le Trésorier apposent leurs signatures sur la
lettre de gestion.
RECOMMANDATION 4 :
Que
l’Association établisse un registre de donateurs pour inscrire les détails
concernant les donateurs de dons d’importance.
5(i) Cotisations – Sections
suspendues au 31 mars 2010
17.Les membres notent qu’au 31 mars 2010
10 Sections étaient suspendues pour non-paiement de leurs cotisations
totalisant 74 656 £.
18.Une discussion s’ensuit sur les raisons pour lesquelles les Sections
ne paieraient pas leurs cotisations.
RECOMMANDATION 5 :
Que le Comité
exécutif exige des représentants régionaux qu’ils continuent leurs démarches
auprès des Sections en faute dans leurs régions pour qu’elles acquittent leurs
cotisations en souffrance.
5(ii)Liste des débiteurs
19.Les membres ont analysé le
rapport sur les Sections qui sont en retard dans leurs paiements (de plus de
90 jours et excluant les Sections suspendues) au 31 mars 2010.
20.Il est noté que le
montant total dû au 31 mars 2010 était de 1 208 456 £,
soit 47 % du montant total facturé pour l’année.
21.Une
discussion s’ensuit sur la nécessité de fournir au Sous-comité un document qui
établira dans le détail les Sections qui auront payé leurs cotisations.
22.Les membres discutent
également de la possibilité d’aviser les Sections qui n’ont pas payé leurs
cotisations intégralement au plus tard 90 jours avant la conférence
annuelle qu’elles ne pourront y assister.
RECOMMANDATION 6 :
Que le
Secrétariat continue de prendre toutes les mesures nécessaires pour veiller au
recouvrement de ces sommes dues.
RECOMMANDATION 7 :
Que le
Secrétariat fournisse un document sur les cotisations reçues depuis le premier
avis.
RECOMMANDATION 8 :
Que le
Secrétariat veille à notifier les Sections, officiellement et au plus tôt,
qu’elles doivent payer les cotisations dues au plus tard 90 jours avant la
conférence annuelle.
5(iii) Étude des cotisations – Réponses des
Sections
23.Il est noté qu’un rapport sur cette étude a été envoyé à
toutes les Sections pour commentaires. Le rapport donne des précisions sur les
trois modes de calcul utilisés par le Comité exécutif, soit mais sans s’y
limiter :
·les raisons pour lesquelles l’étude était
nécessaire;
·l’historique du système en vigueur;
·les détails de chacun des trois modes de calcul;
·les cotisations qui seraient dues en vertu de
chaque mode;
·les étapes à venir;
·les prochaines études.
24.On note
également que 36 Sections ont fourni des réponses, soit 20 % de
l’ensemble des Sections qui ont reçu une copie de l’étude.
25.D’après
les réponses reçues, voici les préférences pour chacun des modes :
M1
(ne rien faire) 20 (56 %)
M2
(corrigé pour des raisons d’équité) 13 (36 %)
M3
(échelle d’évaluation de l’APC) 3 (8 %)
26.Quelques
Sections ont noté chaque mode; voici leurs réponses :
M1 2 ont
indiqué qu’il était médiocre
6 ont
indiqué qu’il était acceptable
8 ont
indiqué qu’il était bon ou très bon
M2 7 ont
indiqué qu’il était médiocre ou très médiocre
2 ont
indiqué qu’il était acceptable
6 ont
indiqué qu’il était bon ou très bon
M3 11 ont
indiqué qu’il était médiocre ou très médiocre
2 ont
indiqué qu’il était acceptable
27.Des membres notent également que certaines Sections ont
fourni d’autres commentaires :
Revoir la gestion
et les coûts de fonctionnement de la conférence plénière (9)
Lier l’étude des
cotisations au Groupe de travail sur la gouvernance (6)
Manque de temps
pour évaluer convenablement et faire des consultations (6)
28. Une
discussion s’ensuit pour savoir si les Sections devraient avoir davantage de
temps pour répondre et si le Groupe de travail devrait se pencher sur la
question de l’examen des cotisations.
RECOMMANDATION 9 :
Que le Comité
exécutif donne plus de temps aux Sections pour qu’elles répondent (jusqu’au
15 juillet 2010) et pour que celles qui ont déjà répondu puissent
modifier leurs réponses.
RECOMMANDATION 10 :
Que le Comité
exécutif s’entende sur la proposition visant à lier l’étude des cotisations au
travail du Groupe de travail proposé.
5(iv) Établissement des
cotisations des membres de l’APC pour 2011
29.Il est noté
que (à la demande du Comité exécutif) la décision sur le relèvement des
cotisations, devant être prise à la réunion de 2009 aux Bermudes, a été
reportée et que toute décision concernant un nouveau mode de calcul ne se
prendrait sans doute pas à court terme.
30.Ils notent
également que l’indice des prix au détail en Grande-Bretagne pour 2009 était de
2,4 %.
RECOMMANDATION 11 :
Que le Comité
exécutif informe le Groupe de travail qu’il doit se pencher sur l’augmentation
proposée des cotisations en 2011 immédiatement avant la conférence annuelle de
Nairobi de sorte que le Comité exécutif puisse trancher à cette réunion.
6(i) Budget du Secrétariat de l’APC
31.Les membres
sont informés des principaux changements aux budgets proposés pour 2010-2012
depuis la dernière réunion du Comité exécutif tenue à Arusha (Tanzanie) en
octobre 2009. Les changements sont indiqués en annexe.
32.Il est noté
que l’on prévoit des excédents de 608 £ (2010), 150 444 £
(2011) et 198 218 £ (n 2012).
33.Deux points n’ont pas été pris en compte dans le budget actuel, à
savoir :
·une proposition de dépenser 125 000 £
en nouveaux programmes en 2011;
·la dépense de 117 000 £ pour le projet
de centenaire de l’APC.
34.Il est noté
que l’excédent budgétaire projeté pour 2011 pourrait servir à payer les
125 000 £ en nouveaux programmes.
35.Il
est notéégalement
que le projet de centenaire pourrait être financé à même les réserves non
distribuées.
36.Les membres se penchent sur
le reste du budget, en particulier les excédents accumulés projetés pour
chacune des années.
37.Les membres se penchent
également sur le coût et la composition du Groupe de travail proposé et notent
que les coûts prévus au budget pourraient être réduits si le Groupe de travail
modifiait sa composition et son mode de rencontre. Ils estiment que l’on
pourrait réaliser des économies considérables à cet égard, dont le budget
annuel ne tient pas compte.
38.Les membres demandent
également que le Secrétariat analyse ses coûts de dotation en pourcentage du
roulement au cours des cinq dernières années et les compare à ceux d’organismes
analogues.
RECOMMANDATION 12 :
Que le Comité
exécutif approuve le budget de 2010 et note les projections pour 2011 et 2012.
RECOMMANDATION 13 :
Que le
Secrétariat recalcule le budget du Groupe de travail en tenant dûment compte du
format et du mode de rencontre convenus.
RECOMMANDATION 14 :
Que le
Secrétariat fournisse une analyse quinquennale des coûts de dotation en pourcentage
du roulement et fasse des comparaisons avec d’autres organismes.
6(ii) Secrétariat de l’APC – Comptes de gestion –
février 2010
39.Les membres du Sous-comité revoient les comptes
de revenus et de dépenses, le bilan et les notes.
40.Il est noté que l’excédent jusqu’ici est
largement attribuable aux écritures de contrepassation qui totalisent quelque
80 000 £.
41.Il est noté également que ces écritures liées à deux types de
programmes (ateliers de formation pour le personnel parlementaire et en TIC
pour les Sections) ont été examinées scrupuleusement par les auditeurs de
l’Association.
RECOMMANDATION 15 :
Que le Comité
exécutif adopte le rapport de gestion financière du Secrétariat de l’APC pour
la période allant du 1er janvier au 28 février 2010.
6(iii) Fonds de roulement– Budget (de 2010 à 2012)
6(iv) Fonds de roulement –
Rapports financiers vérifiés, 2009
6(v) Fonds de roulement –
Comptes de gestion, février 2010
42.Le Trésorier informe le Sous-comité que les
fiduciaires ont présenté les documents 6(iii), 6(iv) et 6(v) pour qu’il en
prenne note.
43.Il est noté que ces rapports ont été
revus et approuvés par les fiduciaires et que le Trésorier et le Secrétaire
général ont signé les rapports financiers vérifiés.
RECOMMANDATION 16 :
Que le Comité exécutif note les rapports approuvés par les
fiduciaires.
6(vi) Fonds de soutien aux
conférences– Budget (de 2010 à 2012)
6(vii) Fonds de soutien aux
conférences – Rapports financiers vérifiés, 2009
6(viii) Fonds de soutien aux
conférences – Comptes de gestion, février 2010
44.Le Trésorier informe le Sous-comité que les
fiduciaires lui ont présenté les documents 6(iv), 6(vii) et 6(viii) pour qu’il
en prenne note.
45.Il est noté que ces rapports ont été
revus et approuvés par les fiduciaires et que le Trésorier et le Secrétaire
général ont signé les rapports financiers vérifiés.
RECOMMANDATION 17 :
Que le Comité exécutif prenne note des
rapports approuvés par les fiduciaires.
7 Avis juridique sur les réserves
et l’intérêt public
46.Il est noté
que les conseils fournis par Wilsons Solicitors sur les réserves de
l’Association sont conformes à ceux fournis auparavant par le Secrétariat.
47.Il est également
noté que, par suite des excédents dégagés plusieurs années de suite,
l’Association constitue des réserves depuis quelques années qui s’élèvent à
1 007 620 £. Ce montant compense dans une certaine mesure les
pertes subies par les placements de l’APC.
48.Les
membres discutent de l’éventualité que la Charity Commission réagisse mal à
cette constitution de réserve, mais ils estiment qu’elle est justifiée à la
lumière des pertes sur le plan des placements. Les membres notent que
l’Association pourrait en utiliser une partie pour adopter de nouveaux
programmes ou projets si les dépenses s’y rattachant se produisent n’importe
quelle année.
49.Il est noté
que l’avis fourni par Wilsons Solicitors sur l’intérêt public est conforme
à celui fourni auparavant par le Secrétariat.
50.Il est
également noté que le cabinet Wilsons a indiqué que les buts de
l’Association n’ont pas été mis à jour auprès de la Charity Commission depuis
le 23 septembre 1977 et il a conseillé de corriger la chose dès que
possible. Le Secrétariat estime qu’il faudrait engager le cabinet Wilsons pour
s’en occuper.
RECOMMANDATION 18 :
Que le Comité
exécutif approuve l’embauche de Wilsons Solicitors pour s’occuper de la mise à
jour des objectifs de l’Association auprès de la Charity Commission.
8 Placements
51.Il est noté que la valeur totale des placements de
l’Association au 25 mars 2010 était de 7 133 538 £ et
que la valeur commerciale/composition actuelle des investissements s’établit
comme suit :
Véhicule
En milliers de £
En %
J P Morgan Liquidity Fund
1 900
27
Royal Bank of Scotland Global Fund
505
7
Coutts & Co.
Intérêts fixes
1 804
25
Actions
2 291
32
Fonds spéculatifs
539
8
Espèces
95
1
7 134
100
Il est
également noté que la valeur marchande des placements Coutts (contrôlés
par les fiduciaires de FPC/CAF) est remontée, soit de 268 000 £ pour
le trimestre terminé le 31 décembre 2009. Les membres notent toutefois
aussi que les revenus issus des placements Coutts sont tombés d’une moyenne
d’environ 50 000 £ par trimestre à 25 000 £ au cours du
trimestre terminé le 31 décembre 2009 et que les rendements annuels
sont d’environ 2,5 %.
52.Le
Secrétariat fait le point à l’attention des membres sur les placements Coutts
(surveillés de près par les fiduciaires) comme l’a conseillé l’entreprise.
Coutts avait recommandé que la composition des placements et le profil de
risque (de bas à moyen) soient maintenus.
53.On note
que les fonds investis dans le J P Morgan Liquidity Fund et le
RBS Global Fund ne rapportent que 0,35 et 0,71 % respectivement. On note
aussi que le Secrétariat n’a pas le pouvoir actuellement de modifier ces
placements afin d’obtenir rapidement de meilleurs rendements.
54.Les
membres se disent une fois encore reconnaissants des précisions contenues dans
les documents fournis au Sous-comité des finances.
RECOMMANDATION 19 :
Que le Comité
exécutif note les conseils ci‑dessus et approuve la proposition visant à
donner au Secrétariat (en consultation téléphonique avec le Trésorier) la
capacité d’apporter des changements aux placements non liés aux FR/FSC –
chacun étant assujetti à l’accord unanime du Trésorier, du Secrétariat général
et du directeur, Finances et Administration.
9 Gestion du risque et contrôle de
la fraude
55.Il est noté
que le Secrétariat a présenté un plan de gestion du risque financier et
commercial et un plan de contrôle de la fraude dans son cadre de conformité en
matière de gestion financière.
56.Il est
aussi noté que le Secrétariat compte présenter deux nouvelles politiques/procédures
en matière de reprise des activités après une catastrophe et de sécurité de
l’information.
57.Le Secrétariat estime que l’Association ne court
aucun risque appréciable pour le moment et que le travail relatif à un nouveau
plan comptable, à la standardisation des modes de budgétisation, de
communication financière et de signalisation des écarts se poursuit.
RECOMMANDATION 20 :
Que le Comité
exécutif prenne note du conseil ci‑dessus.
10 Salaires du personnel de l’APC :
indexation à l’inflation
58.Il est noté
qu’à Abuja (Nigeria), en septembre 2006, le Comité exécutif a accepté qu’à
l’avenir le salaire des employés de l’APC soit indexé au taux annuel
d’inflation établi selon le GDPDI (Gross Domestic Deflator Index, ou indice
brut de déflation des prix du R.-U), lequel était de 2,75 % en 2010.
RECOMMANDATION 21 :
Que le Comité
exécutif accepte une hausse de 2,75% des salaires des employés de l’APC au 1er juillet 2010
pour tenir compte de l’inflation.
11 Déplacements du Secrétaire général
59.Il est noté
que depuis la réunion d’Arusha, en Tanzanie, le Secrétaire général (et ses
adjoints) ont effectué les déplacements suivants (jusqu’au
28 février 2010 compris) :
Date
Lieu
Motif
Coût total en £
9 nov.
Trinité et Tobago
RCGC
8 288
9 déc.
Suisse
Comité de pilotage de l’OMC
624
9 déc.
Nouvelle-Zélande
Visite de la Section
9 déc.
Samoa
Visite de la Section
10 399
10 janv.
Malaisie
Visite de la Section
10 janv.
Inde
Visites des
Sections/conférence des CPPAC
10 814
10 janv.
Inde
Conférence sur le changement
climatique
10 janv.
Sri Lanka
Visite de la Section
10 févr.
Malaisie
Réunion du comité de
coordination
5 905
10 févr.
Kenya
Visite pré-conférence
10 févr.
Tanzanie
Visite de la Section
17 602
53 632
RECOMMANDATION 22 :
Que le Comité exécutif prenne note de l’avis ci‑dessus.
12 Changement à la
constitution(concernant les débiteurs)
60.Il est noté que le Comité exécutif a approuvé une nouvelle
politique/procédure sur la gestion des débiteurs à la réunion d’Arusha
(Tanzanie), aux termes de laquelle le Secrétaire général doit obtenir :
·le pouvoir de suspendre les Sections qui n’ont
pas versé leurs cotisations annuelles depuis plus de 120 jours.
61.La
constitution énonce actuellement que seul le Comité exécutif a le pouvoir de
suspendre les Sections pour non-paiement de cotisations et uniquement lorsque
ces cotisations sont dues depuis plus de 12 mois.
RECOMMANDATION 23 :
Que le Comité
exécutif convienne que le Groupe de travail revoie la politique en matière de
débiteurs sous l’angle du changement de période et du pouvoir de suspension
d’une Section.
13 Déclaration d’intérêt/capacité
d’agir
62.Il est noté
que, au cours de l’audit annuel, les auditeurs ont demandé à inspecter la
Déclaration d’intérêt/capacité d’agir que remplissent les membres du Comité
exécutif.
63.Il est égalementnoté que, à ce jour, cinq membres seulement du Comité exécutif ont
rempli leurs déclarations comme on le leur a demandé à la réunion d’Arusha, en
Tanzanie.
RECOMMANDATION 24 :
Que le Comité
exécutif demande à tous les membres qui n’ont pas encore rempli leurs
déclarations de le faire avant de quitter le Swaziland.
14. Approbation
du programme
64.Il est noté
que le processus actuel d’approbation des programmes est long et fastidieux et
pourrait donc contribuer à un désintérêt à l’égard des programmes.
65.Le
Secrétariat a avancé une proposition visant à améliorer le processus
d’approbation des programmes en permettant au Secrétaire général de jouir d’une
latitude plus grande pour ce qui est d’entreprendre divers programmes, à
savoir :
a)que le Comité exécutif approuvera un budget total annuel à
dépenser en programmes à sa réunion précédant immédiatement la conférence
annuelle;
b)que le Secrétariat fournira un aperçu des programmes potentiels,
notamment les dates, les lieux et les thèmes éventuels;
c)que le Secrétariat général a la responsabilité et le pouvoir
discrétionnaire de choisir des programmes à condition que ceux‑ci soient
conformes aux buts et objectifs de l’Association tels qu’ils sont énoncés dans
la constitution; le Comité exécutif doit modifier la liste proposée;
d)que le Secrétaire général ait le pouvoir de mettre en place les
programmes dont le budget total annuel tient compte, comme le recommande le
Sous-comité de planification et après approbation du Comité exécutif;
e)que le Secrétaire général peut, si nécessaire, présenter d’autres
programmes (sans consultation préalable du Comité exécutif); ce pouvoir ne peut
être exercé que lorsqu’une Section hôte (ou partenaire de financement) ne peut
ou ne veut mener un programme proposé dans les délais voulus ou dans les
limites de l’exercice budgétaire suivant;
f)que la somme de 50 000 £ soit portée au budget total des
programmes qui peuvent être proposés au cours de l’exercice et puisse être
dépensée en programmes au gré du Secrétaire général;
g)que le secrétariat continue de fournir, à chaque réunion du Comité
exécutif, un bref rapport sur l’avancement de tous les programmes.
66.Il est égalementnoté que les changements ci‑dessus permettront au Secrétaire
général de jouir d’une plus grande latitude pour ce qui est de financer des
programmes imprévus et urgents et permettra une prise de décisions rapide sans
attendre une réunion du Comité exécutif.
RECOMMANDATION 25 :
Que le Comité
exécutif convienne des changements ci‑dessus aux procédures d’approbation
des programmes.
L’ordre
du jour étant épuisé, la séance est levée à 17 h 15, pour reprendre à
10 h 45 le 10 mai 2010.
La
réunion a repris à 11 heures le 10 mai 2010, de manière à
assister à une conférence vidéo avec les auditeurs qui se trouvent à Londres,
mais cela n’a pu se faire pour des raisons techniques.
Le Sous-comité
clarifie ensuite le contenu du processus d’approbation des programmes et
accepte la recommandation25 indiquée ci‑dessus.
L’ordre
du jour étant épuisé, la séance est levée.
