Le
Conseil interparlementaire mixte (CIM) se réunit aujourd’hui, à
16 h 07, dans la pièce 356‑S de l’édifice du Centre, sous
la présidence de l’honorable David Tkachuk, sénateur.
Représentant
le Sénat : Les honorables
David Tkachuk et Carolyn Stewart Olsen, sénateurs.
Représentant
la Chambre des communes : Andrew Scheer, Marcel Proulx,
Mario Laframboise, Chris Charlton et Leon Benoit, députés.
Présents : De la Direction des affaires internationales et interparlementaires :
Ian McDonald, greffier principal adjoint, Associations parlementaires;
Gérald Lafrenière, greffier principal adjoint, Échanges parlementaires;
Marie-Andrée Rainville, gestionnaire, Finances et administration.
Du Sénat :
Julie Pilon, gestionnaire, Politique financière, planification et rapports
corporatifs, Direction des finances et de l’approvisionnement.
De la Chambre des communes :
Céline Laflamme, gestionnaire, Planification financière, Politiques et
planification financière;
Gilles Larocque, conseiller financier principal, Politiques et planification
financière;
Henriette Labonté, conseillère financière principale, Politiques et
planification financière.
1.Adoption
du procès-verbal
Sur une motion de Mme Charlton, le procès-verbal de la réunion du
9 mars 2011 est adopté.
2.Demande de
budget supplémentaire de l’APF
À la demande du président, le greffier fait brièvement le point sur la demande
de budget supplémentaire de la Section canadienne de l’Assemblée parlementaire
de la francophonie (AFP), que le CIM a examinée à sa réunion du 2 mars
dernier. La Section canadienne demande des fonds supplémentaires pour
participer à un séminaire à l’intention les parlements des pays d’Afrique
occidentale et équatoriale, qui aura lieu au Burkina Faso et portera sur les
lois visant à contrer la violence faite aux filles et aux femmes.
Après
obtention de plus amples renseignements sur la situation financière de
l’Association, on a déterminé qu’il ne manquait qu’une modique somme pour que
la sénatrice et le secrétaire de l’Association puissent prendre part au
séminaire, et ce, sans devoir utiliser les fonds qui avaient été mis de côté
par le CIM pour que la sénatrice puisse y assister. Par conséquent, à la
demande de la présidente de la Section canadienne de l’APF, les coprésidents du
CIM, conformément à l’article 3.5 du Guide de gestion financière et de
politique des associations parlementaires, conviennent d’accorder un montant ne
dépassant pas 1 000 $ afin que l’Association dispose des fonds
suffisants pour prendre part au séminaire.
Après
discussion, les membres conviennent d’avaliser l’allocation budgétaire
présentée par les coprésidents du CIM.
3.Budgets des associations (2011-2012)
Le CIM poursuit sa réunion à huis clos.
Toutes
les associations ont présenté leur demande de budget pour l’exercice 2011‑2012
au CIM au cours de ses deux dernières réunions. À la demande du président, le
greffier donne un aperçu de diverses options possibles pour répartir les fonds
disponibles.
Après
discussion, il est convenu que les fonds d’exploitation soient répartis entre
les associations conformément à l’option numéro 3 (reproduite ci‑après),
en fonction des activités prévues jusqu’au 30 septembre 2011.
Associations
Financement alloué
Canada-États-Unis
$ 525 477
FIPA
229 660
Canada-Europe
243 675
OSCE
78 247
Canada-France
65 575
Canada-Royaume-Uni
47 034
Canada-Japon
96 690
Canada-Chine
192 750
Canada-Afrique
205 700
APF
255 009
APC
161 312
UIP
159 045
OTAN
251 061
Total
$ 2 511 236
4.Conférence
de l’APF (2013)
À la demande du président, le greffier donne un bref aperçu de la demande
formulée par le Comité exécutif de la Section canadienne de l’APF d’organiser
la session annuelle de l’Association à Ottawa, en juillet 2013. Le
greffier informe aussi les membres du CIM des considérations concernant les
ressources et le moment choisi pour la tenue de la session.
Après
discussion, les membres du Conseil sont d’avis que la tenue d’une autre
activité de cette ampleur en juillet 2013 alourdirait grandement la charge
de travail des ressources limitées affectées aux conférences parlementaires,
étant donné que ces ressources devront être consacrées entièrement à la
Conférence de l’Union interparlementaire que le Parlement du Canada accueillera
à Québec, en octobre 2012. Par conséquent, le Conseil, par le truchement
de ses coprésidents, informera le Comité exécutif de la Section canadienne de
l’APF qu’il donne son accord de principe pour que le Parlement du Canada soit
l’hôte de la Session annuelle en juillet 2014; pour approbation finale.
Le Comité exécutif est tenu de présenter, le moment venu, l’analyse de
rentabilité habituelle au CIM, laquelle est ensuite présentée aux deux comités
de régie interne.
Les
membres conviennent également que le coût de la Session annuelle, estimé à
406 500 $, soit absorbé par le budget 2014-2015 du CIM.
5.Avances de
voyage et indemnités journalières
À la demande du président, le greffier donne les grandes lignes d’un document
du cahier d’information dans lequel on propose des changements à la politique
concernant les indemnités journalières accordées avant les activités des
associations parlementaires.
Après
discussion, il est convenu que la pratique soit, pour toutes les associations
parlementaires, de ne plus accorder d’avances de voyage aux délégués.
6.Varia
À la demande du président, le greffier présente une vue d’ensemble d’un
document distribué à la réunion qui explique en détail les changements proposés
à la politique concernant la révision de la pratique des comités exécutifs des
associations parlementaires consistant à traiter par courriel des motions à
l’étude.
Après
discussion, sur une motion de M. Benoit, il est convenu que la pratique
actuelle qui consiste, pour les comités exécutifs, à prendre des décisions par
courrier électronique soit modifiée comme suit :
·lorsque
le vote se fait par courriel, chaque membre du Comité exécutif doit indiquer
clairement, par un oui ou par un non, s’il est pour ou contre la motion à
l’étude;
·pour
qu’une décision soit valable, il faut qu’elle ait été prise non seulement à la
majorité des votes, mais conformément aux règles de l’association concernant le
quorum. Par exemple, le nombre de participants requis pour qu’il y ait quorum
doit correspondre au nombre minimum de votes requis pour prendre une décision
et, conformément à la constitution de l’association, comporter au moins un
membre de chacune des chambres;
·on
doit accorder suffisamment de temps aux membres du Comité exécutif pour
examiner une motion, et leur laisser au moins un jour ouvrable (24 heures
bien comptées), 48 heures ou plus de préférence, pour voter;
·si
le nombre de réponses par courriel est insuffisant, on jugera qu’il y a absence
de quorum et la motion sera alors retirée en raison d’un manque de votes;
·les
votes reçus après le délai indiqué dans la motion ne seront pas acceptés;
·le
ou la secrétaire d’association annoncera par courriel au groupe le résultat du
vote électronique;
·tous
les votes auxquels on procède de cette manière doivent être inclus dans le procès-verbal
de la prochaine réunion du Comité exécutif sous la rubrique « Décisions
prises par des moyens électroniques depuis la dernière réunion du Comité
exécutif, le (date) ». Doivent aussi être indiqués la motion comme telle
et le résultat du vote, ainsi que le mode de scrutin employé, afin que la
décision soit consignée officiellement.
À 16 h 19, la séance du Conseil est levée jusqu’à nouvelle
convocation des coprésidents.