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STATUTS Le 6 février 2002 Amendé le 14 juin 2007 Amendé le 27 septembre 2011 1. NOM : L’organisation est connue sous le nom de Section canadienne de ParlAmericas 2. SECRÉTARIAT : Le secrétariat de la Section canadienne est à la Direction des relations internationales et interparlementaires, Parlement du Canada, Ottawa. 3. OBJECTIFS : Attendu que le renforcement de la démocratie, la création de la prospérité et le développement du potentiel humain constituent les besoins les plus criants de l’hémisphère, la Section canadienne vise les objectifs suivants : (1) promouvoir la participation parlementaire au sein du système interaméricain de même que le dialogue interparlementaire; et, (2) entretenir des relations avec les représentants parlementaires des États membres de l’Organisation des États américains (OEA) et organiser des réunions entre ces représentants en vue de tenir des discussions publiques sur des questions d’intérêt commun. 4. COMPOSITION : Les membres du Sénat et de la Chambre des communes du Canada qui ont fait une demande d’adhésion et ont versé la cotisation annuelle sont membres de la Section canadienne. 5. ANNÉE D’ACTIVITÉ : L’année d’activité de l’association correspond à l’exercice financier, qui commence le premier avril et se termine le trente et un mars suivant. 6. ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLES : (a) Les membres de l’association tiennent une Assemblée générale au moins une fois par exercice financier. (b) L’association tient une Assemblée générale annuelle dans les 60 jours civils qui suivent l’ouverture d’une nouvelle législature. (c) Le Comité exécutif, ou 10 membres de l’association, peuvent convoquer une Assemblée générale annuelle sur préavis d’au moins deux semaines. (d) Le quorum est fixé au tiers du nombre total de membres, jusqu’à concurrence de 20 personnes, à condition que le Sénat et la Chambre des communes soient tous les deux représentés. (e) L’assemblée : i) élit les membres du Comité exécutif; ii) reçoit le rapport sommaire des dépenses de l’exercice précédent et reçoit du président le rapport écrit de ses activités pour l’année; iii) modifie, le cas échéant, sur préavis d’une semaine, les statuts de l’association, à la majorité des deux tiers des membres présents à la réunion; iv) fait des suggestions et adopte des résolutions conformes aux buts que poursuit l’association; v) règle toute autre question. 7. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE : Le Comité exécutif, ou 10 membres de l’association, peuvent, sur préavis de deux semaines, convoquer une assemblée générale extraordinaire. 8. COMITÉ EXÉCUTIF : (a) Sous réserve de l’article 9, les membres du Comité exécutif de la Section canadienne sont élus lors de l’Assemblée générale annuelle. Ils sont responsables de la gestion générale des affaires de la Section canadienne et font rapport à chaque assemblée générale annuelle de la Section canadienne. (b) Le Comité exécutif est formé de douze membres élus, à savoir avec 30 p. 100 des membres provenant du Sénat et 70 p. 100 des membres provenant de la Chambre des communes: i) Un président ii) Deux vice-présidents, un qui sera un sénateur, ou deux députés dans le cas où le président est un sénateur iii) Neuf conseillers (c) Chaque parti politique reconnu est représenté au sein du Comité exécutif proportionnellement à sa représentation à la Chambre; rien n’empêche un sénateur ou député indépendant d’être membre du Comité exécutif. (d) Les membres du Comité exécutif doivent être membres en règle de la Section canadienne. (e) Le Comité exécutif se réunit sur convocation du président ou de quatre de ses membres. (f) Si, pour quelque raison que ce soit, un poste du Comité exécutif devient vacant, le Comité désigne un membre de la Section comme remplaçant, jusqu’à l’expiration du mandat du titulaire. (g) Le président assume les fonctions normalement associées à cette charge et préside notamment les réunions du Comité exécutif et de la Section. En son absence, le président désigne un vice-président pour le remplacer. (h) Le quorum est fixé à quatre membres de l’exécutif, à condition que chaque chambre soit représentée. 9. COMITÉ EXÉCUTIF – CANDIDATURES ET ÉLECTIONS : (a) Le secrétaire de l’association distribue les formulaires de candidature à tous les membres de l’Association. (b) Les candidatures sont reçues au moins trois jours ouvrables avant l’Assemblée générale annuelle, après quoi le secrétaire d’association en fait rapport et elles sont rendues publiques. (c) Pour voter, les parlementaires doivent être membres de l’association depuis sept jours au moins avant l’Assemblée générale annuelle. Une fois la date limite dépassée, les noms de tous les parlementaires autorisés à voter devraient être inscrits sur une liste des électeurs. (d) Les mises en nomination sur le parquet de l’Assemblée générale annuelle ne seront acceptées que pour les postes pour lesquels il n’y a aucun candidat. (e) L’élection est présidée par un parlementaire, choisi parmi la liste établie par les présidents du Sénat et de la Chambre des communes, qui n’est pas candidat à un poste à l’exécutif de l’association. Les élections se déroulent au scrutin secret avec l’aide du secrétaire de l’association et d’employés de la Direction des affaires internationales et interparlementaires. (f) L’urne est placée bien en vue et chaque parlementaire y dépose lui-même son bulletin de vote. 10. FONCTIONS DU COMITÉ EXÉCUTIF : Le Comité exécutif se réunit au moins deux fois par année pour : (1) Diriger et gérer les affaires et le budget de l’association en conformité avec les décisions prises aux assemblées générales et avec les directives du Conseil interparlementaire mixte; (2) Établir un plan de travail et le présenter à l’Assemblée générale; (3) Autoriser toutes les activités, y compris les déplacements, ajoutées au plan de travail de l’association au cours de l’année; (4) Convoquer l’Assemblée générale annuelle; (5) Établir un projet de budget pour l’exercice à venir et le présenter au Conseil interparlementaire mixte; (6) Faire rapport aux membres, s’il y a lieu; (7) Veiller à faire régulièrement rapport au Sénat et à la Chambre des communes, conformément à leurs règles respectives. 11. SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF : Le secrétaire administratif de la Section canadienne est un employé de la Direction générale des Affaires internationales et interparlementaires. Il relève du Comité exécutif, plus particulièrement du président, et veille à la gestion des travaux de la Section canadienne, prévoit et coordonne les ressources supplémentaires nécessaires au déroulement des travaux et agit comme secrétaire des délégations en tournée. 12. GESTION FINANCIÈRE : (a) Le financement de la Section canadienne est assuré par : i) les cotisations des membres; ii) les subventions parlementaires; iii) des dons et legs; (b) L'exercice financier de la Section canadienne est l'année financière du gouvernement fédéral, qui commence le premier avril et se termine le trente et un mars suivant. (c) La subvention annuelle de la Section canadienne est imputée aux budgets respectifs des présidents des deux Chambres, à raison de 30 p. 100 pour le Sénat et de 70 p. 100 pour la Chambre des communes. (d) Le président est le signataire autorisé de la Section; s’il est absent ou dans l’impossibilité d’agir, un autre parlementaire est nommé signataire autorisé par le Comité exécutif et le secrétaire administratif de la Section canadienne. (e) Un état financier de la Section est présenté au Comité exécutif à tous les trimestres, dans la mesure du possible. 13. PARTICIPATION À LA SESSION ANNUELLE DE PARLAMERICAS : (a) Les délégués à l’assemblée annuelle et à d’autres réunions de ParlAmericas, désignés par le comité exécutif, sont choisis selon la procédure de sélection énoncée à l’article 14. (b) Le nombre de délégués aux réunions et aux assemblées de ParlAmericas sont habituellement : i. Réunions du bureau lorsque le Canada est désigné pour représenter la sous-région nord-américaine - Le président ou tout autre membre. ii. Assemblée annuelle- Un maximum de douze, les deux chambres et tous les partis étant représentés. (c) Tout membre de la délégation canadienne élu par ses pairs durant une réunion de ParlAmericas pour agir comme membre du bureau ou comme membre de l’un des comités ou sous-comités exerce ses fonctions conformément aux Règles de procédure de ParlAmericas. 14. MODE DE SÉLECTION DES DÉLÉGUÉS : (a) Après que le Comité interparlementaire mixte a approuvé le budget, le Comité exécutif se réunit pour déterminer le nombre de participants à chacune des activités figurant dans son plan de travail pour l’exercice. (b) Les noms des membres qui participeront à chacune de ces activités, s’ils sont connus, sont consignés à la réunion et transmis aux whips pour fins d’approbation. (c) S’il reste des places dans la délégation, l’association fait appel à l’ensemble de ses membres en vue de faire désigner des délégués par les whips de chaque parti, compte tenu de la nécessité d’envoyer de solides délégations canadiennes aux conférences internationales. i) Les membres sont informés des réunions à venir et invités à poser leur candidature pour y participer. Les membres reçoivent un formulaire d’inscription et sont avisés de la date limite d’inscription, conformément aux alinéas 14 (c) iv) et v). ii) Le Comité exécutif décide du nombre de délégués auquel chaque parti reconnu a droit, à raison de 30 p. 100 pour le Sénat et 70 p. 100 pour la Chambre, et en tenant compte de la représentation des partis au sein de chaque Chambre. iii) Le président assume la direction de la délégation, et les membres élus à un poste au sein de ParlAmericas en vertu de l'article 9 font partie de la délégation. iv) Le secrétaire administratif dresse une liste des candidatures et la soumet aux whips de tous les partis. v) Les whips, pour choisir les délégués, tiennent compte du fait que la participation aux réunions interparlementaires constitue une bonne occasion pour apprendre à mieux connaître les attitudes et les politiques d'autres pays de l’OÉA; il faut donc veiller à ce que le plus grand nombre possible de parlementaires puissent vivre cette expérience formatrice. Ainsi, dans la mesure du possible, les délégations devraient compter 60 p. 100 de membres expérimentés et 40 p. 100 de nouveaux membres. vi) Tous les membres sont informés des délégués et des suppléants choisis. vii) Tous les délégués et suppléants choisis sont informés que pour pouvoir participer, ils doivent s'engager à assister à toutes les séances d'information et à prendre le temps nécessaire pour se préparer afin de contribuer réellement aux réunions. 15. DISSOLUTION DU PARLEMENT : En cas de dissolution du Parlement, le Comité exécutif en fonction dirige les affaires de la Section canadienne jusqu'à l’élection d’un nouveau Comité exécutif, le plus tôt possible après l'élection générale en veillant à respecter les politiques et procédures énoncées dans le Guide de gestion financière et de politique des associations parlementaires. 16. RÈGLES DE PROCÉDURE : Les travaux de la Section se déroulent conformément aux usages et règles de procédure du Parlement du Canada.
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